最近、マイナンバー制度に関連して「プライバシーマーク取得」のご相談が増えてきました。

 

マイナンバー制度は２０１６年１月からのスタートとなりますが、

 

今年の年末には「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」への記入が一足早く始まりますので、そろそろ準備が必要です。

 

 

では、企業にとって何が大変なのか・・・？

 

今後の予定として、１０月から順次、個人宛（住民票住所）へ「個人番号（１２桁）」が通知されます。

 

そこで、企業側は・・・

 

従業員から、その個人番号を集めなければなりません。

 

要するに、従業員と個人番号との「紐づけ作業」です。

 

また、集める際には、従業員へ「利用目的を伝え、同意を得て、本人確認する」必要があります。

 

一部はＩＴの力を借りるにしても、マンパワーが一時的にかかります。

 

この「マイナンバー（個人番号）」は、特定個人情報として厳格な管理を要求されます。

 

従って、企業は「収集・利用・保管」など明確な手順を決め、運用マニュアルを作成したほうが間違いないです。

 

現在、プライバシーマークが付与されている企業などは、少し見直すだけで大丈夫でしょう。

 

今まで、従業員の個人情報保護に関して、厳格な管理を行っていなかった企業は特に注意が必要です。

 

「個人番号を漏洩した企業・人」には、罰則規定があります。

 

少しでも早めの準備をしておきましょう！

 

この記事を書いた人

大久保 久明顧客管理・顧客資産運用アドバイザー／情報セキュリティ管理士
大学卒業後、コンピュータ専門商社でＯＡ機器およびシステム販売、サプライ品販売、コンピュータ帳票の設計など携わる中で、カードを活用した顧客（会員）管理システムに出会う。業界３０年以上のキャリアがある。現在は、「事業の利益改善には、顧客管理を通じて顧客との強固な信頼関係を構築することが最も重要である」との考えから、顧客資産の運用方法、さらに異業種とのアライアンスの推進など、経験に基づいたアドバイザーとして名古屋地区を中心に活動を続けている。また、事業の中に「なんらかの会員制を導入するべき」と提言し、導入方法などのアドバイスも行っている。「ポイントシステム（カード等）と連動した顧客管理の構築」、「個人情報保護管理体制の整備」など、情報セキュリティを含めた顧客管理に関する分野の専門家。最近では、事業目的や内容が近く、双方にメリットの感じられる企業や人同士を「つなげる」ためのコーディネート実績も多い。